Messagerie électronique

Apple Mail (150 x 150)

Au cœur de votre business, la messagerie électronique est en première ligne. Elle vous permet de communiquer rapidement et sûrement avec vos collaborateurs mais aussi avec vos clients. Une solution de messagerie électronique non adaptée vous provoquera très probablement quelques moments d’énervements inutiles ainsi qu’un manque de contrôle sur vos données.

Les solutions gratuites ?

On peut citer les grands acteurs du domaine tels que Gmail ou Yahoo. Les fonctionnalités proposées pour chaque adresse mail gratuite sont impressionnantes :

  • Quota important (plusieurs dizaines de gigaoctet).gmail (150 x 150)
  • Calendrier partagé.
  • Accès depuis n’importe quel périphérique : ordinateur, smartphone, tablette.
  • Anti Spam efficace.

Pour une utilisation personnelle, c’est un très bon compromis. Pour une utilisation strictement personnelle, Il n’y a pas de risque à confier vos mails aux géants de l’Internet. Ne pas oublier cependant que quand un produit est gratuit, cela veut signifie que le produit : c’est vous. Google et Yahoo capitalisent sur les données que vous leur confiez et les font fructifier.

 

Pour une utilisation professionnelle, les solutions gratuites ne sont pas adaptées. Pour l’économie financière que réaliserez, vous vous exposerez aux risques suivants :

  • Vos documents sont confidentiels, ils n’ont pas vocation à être mis à disposition d’un tiers, même si Google vous garantit l’anonymat.
  • Chaque adresse mail est gérée individuellement :
    • Pas de contrôle possible sur l’ensemble des boîtes mails de vos collaborateurs.
    • Pas de politique de mot de passe globale : vous vous exposez d’avantage au piratage de compte. On imagine facilement les conséquences.
    • Quand un collaborateur quitte la société, vous n’avez aucun contrôle sur l’adresse mail qui lui était associé. Cela peut être bloquant si des négociations commerciales sont en cours. On peut également envisager que le collaborateur puisse nuire à votre société au moyen de cette même adresse mail.
    • Globalement, vous n’avez aucune maitrise des documents qui rentrent et qui sortent de votre entreprise.
  • Le nommage de vos adresses est compliqué et hasardeux : vous ne pourrez choisir que ce qui n’a pas déjà été attribué au niveau mondial. Cela vous laisse peu de marge de manœuvre.
  • L’image de marque que vous véhiculez n’est pas professionnelle. Une adresse @gmail.com sur une carte de visite donnera une impression d’amateurisme.
  • Le cas d’adresse mails gratuite fournie avec votre box internet : @orange.fr ou @sfr.fr par exemple. En cas de résiliation de votre accès, vous risquez la perte pure et simple de l’adresse. En terme d’image de marque, c’est également peu attractif (cf point ci-dessus).
  • Il est important que vos interlocuteurs sachent au premier regard à qui ils ont affaires. Une adresse de la sorte n’est pas idéale : monentreprise@gmail.com . Avec une solution de messagerie adaptée, on aurait plutôt : commercial@monentreprise.com .
  • On ne peut pas créer d’alias, ce qui peut être extrêmement pratique. Cela vous permet de mettre une seule adresse mail à disposition de plusieurs collaborateurs en même temps. Avec une solution de messagerie adaptée, l’adresse mail commercial@monentreprise.com reçoit automatiquement les mails envoyés à steve@monentreprise.com ou david@monentreprise.com . On peut créer autant d’alias que l’on souhaite.
  • Votre adresse est d’avantage susceptible d’être classé dans les éléments indésirables de vos destinataires. Cela ne fait que nuire à la qualité de vos communications internes et externes.
  • Enfin, en cas de plantage ou de perte de données, vous ne disposez d’aucune assistance.

Choisir une solution de messagerie électronique adaptée

Afin de comprendre quelle utilisation vous aurez de la messagerie électronique, il convient de vous poser les bonnes questions. Elles vous orienteront vers la solution qui convient le mieux à votre activité :

  • Quelle sont les fonctions indispensables de la messagerie électronique dans votre entreprise ?outlook (150 x150)
    • Communication interne entre collaborateurs.
    • Effectuer des commandes chez des fournisseurs.
    • Envoyer des devis aux clients et prospects.
    • Echanger des documents confidentiels avec des partenaires.
    • Envoyer des fichiers volumineux.
  • Combien de collaborateurs vont disposer d’une adresse mail ?
  • Des fonctionnalités particulières sont elles envisagées ?
    • Des calendriers partagés entre vos collaborateurs.
    • Un quota important (supérieur à 1 Go).
    • Un traitement efficace des courriers indésirables (spams).
    • Accéder aux boîtes mails depuis un smartphone ou une tablette.
    • Permettre l’accès à une boîte mail d’un collaborateur absent.
  • Quel est la conséquence sur votre business si vous n’avez pas accès à vos mails pendant une heure, un jour ou une semaine ?
  • Le prix que vous pensez allouer à la messagerie électronique est-il en adéquation avec l’ensemble des services souhaités ?

 

INFO CONSEIL vous accompagne dans le choix et la mise en place d’une solution adaptée à vos besoins.

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